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Comment bien gérer une entreprise ?

Gérer une entreprise avec succès, est la clé de la création et de la croissance de l’entreprise. La clé d’une gestion réussie consiste à examiner l’environnement du marché et à créer des possibilités d’emploi et de profit qui assurent la croissance potentielle et la viabilité financière de l’entreprise.

Malgré l’importance de la gestion, ce domaine est souvent mal compris et mal mis en œuvre, principalement parce que les gens se concentrent sur le résultat plutôt que sur le processus de gestion.

Vers la fin des années 80, les chefs d’entreprise se sont absorbés dans l’amélioration de la qualité des produits, ignorant parfois leur rôle vis-à-vis du personnel. L’accent était mis sur la réduction des coûts et l’augmentation de la production, tout en ignorant les avantages à long terme de la motivation du personnel. Cette vision à court terme tendait à augmenter les profits à court terme, mais créait un environnement commercial dysfonctionnel à long terme.

Liste de contrôle pour la création d’une entreprise : Ingrédients essentiels à la réussite

Si vous envisagez de vous lancer en affaires, il est impératif que vous regardiez d’abord cette vidéo ! Elle vous prendra par la main et vous guidera à travers toutes les phases de la création d’une entreprise. Elle présente tous les aspects essentiels que vous devez prendre en compte AVANT de créer une entreprise. Cela vous permettra de prévoir les problèmes avant qu’ils ne surviennent et vous évitera de perdre votre chemise sur des idées de commerce de chiens. Ignorez-le à vos risques et périls !

Parallèlement à l’augmentation des préoccupations en matière de qualité, l’entrepreneuriat a attiré l’attention des entreprises. Une vague soudaine d’entrepreneurs à succès semble avoir rendu obsolètes les concepts de gestion antérieurs. La presse populaire s’est focalisée sur les nouveaux héros cultes Steve Jobs et Steve Wozniack (créateurs et développeurs de l’ordinateur Apple) tout en ignorant les talents de marketing et d’organisation de Mike Markula, le responsable du business plan d’Apple. L’histoire de deux types qui vendent leur bus Volkswagen pour construire le premier ordinateur Apple était plus romantique que celle du génie organisationnel qui a permis à Apple de développer, commercialiser et expédier ses produits tout en devenant rapidement une grande entreprise.

Dans les grandes entreprises, une gestion efficace des compétences commerciales passe par la planification. La planification est essentielle pour développer le potentiel d’une entreprise. Cependant, de nombreuses petites entreprises ne reconnaissent pas la nécessité de plans à long terme, car le petit nombre de personnes impliquées dans l’exploitation de l’entreprise implique une responsabilité égale dans les processus de planification et de prise de décision. Néanmoins, le besoin de planification est aussi important dans une petite entreprise que dans une grande.

Ce guide met l’accent sur l’importance des bonnes pratiques de gestion. Il aborde plus particulièrement les responsabilités de la gestion des environnements externe et interne.

L’environnement externe

Il y a cinq décennies, Alvin Toffler a suggéré que la vision du citoyen sous l’emprise d’une bureaucratie omnipotente serait remplacée par une structure organisationnelle d’ad-hocratie. L’organisation traditionnelle des entreprises impliquait un contrat social entre les employés et les employeurs. En adhérant à un ensemble fixe d’obligations et à des rôles et responsabilités clairement définis, les employés recevaient un ensemble prédéfini de récompenses.

La structure organisationnelle que Toffler avait prévue en 1970 est devenue la norme 20 ans plus tard, et avec elle sont apparus de nouveaux concepts d’autorité. Les organisations devenant plus éphémères, l’autorité de l’organisation et de l’entreprise a été remplacée par l’autorité du gestionnaire individuel. Ce modèle de gestion entrepreneuriale est aujourd’hui reproduit dans toute la société. En conséquence, le chef d’entreprise individuel doit internaliser des fonctions organisationnelles toujours plus nombreuses.

Un autre changement dans l’environnement des entreprises d’aujourd’hui est le fait de traiter avec les organismes gouvernementaux. Leur effet sur la conduite des affaires semble s’être accru ces derniers temps. Lorsque les industries ne parviennent pas à atteindre des niveaux élevés de comportement éthique ou que des entreprises individuelles présentent des défaillances spécifiques, le gouvernement se précipite pour combler la brèche avec ses règlements.

Vidéo d’information : Les 10 meilleurs conseils pour les petites entreprises – Comment réussir dans une entreprise à vous
Que vous soyez actuellement à la tête de votre propre entreprise ou que vous envisagiez d’en créer une, cette vidéo vous sera d’une grande aide. Elle présente 10 conseils et idées extrêmement puissants qui augmenteront considérablement vos chances de réussite en tant que chef d’entreprise.

L’environnement interne

Les questions de ressources humaines : garantir des communications ouvertes

Une communication efficace joue un rôle essentiel dans la gestion et l’exploitation de toute entreprise prospère. Grâce à une communication ouverte, les changements et leurs effets sur l’organisation sont rapidement partagés. Votre entreprise dispose alors du temps et des compétences nécessaires pour répondre aux changements et tirer parti des opportunités qui se présentent.

La liste de contrôle suivante, qui traite de la manière dont vous répondriez à la suggestion d’un employé, fournit une évaluation du processus de communication dans votre entreprise. Placez une coche à côté des déclarations qui sont couramment entendues dans votre entreprise.

Déclaration

  • En réalité, c’est irréaliste. —–
  • Qui d’autre l’a fait ? —–
  • Ce n’est pas votre problème. —–
  • Remplir le formulaire XX/xx révisé. —–
  • Cela ne fonctionnera pas. —–
  • Apportez-le à la commission. —–
  • Nous n’avons pas le temps. —–
  • Nous l’avons déjà essayé et il a échoué. —–
  • Vous pensez quoi ? Vous plaisantez ! —–
  • Tout le monde sait que c’est idiot. —–
  • Nous ne pouvons pas nous permettre d’y penser. —–
  • N’avez-vous pas mieux à faire ? —–
  • Êtes-vous une sorte de radical ? —–
  • Nous sommes trop petits/grands pour cela. —–
  • Impossible ; notre principale ligne de produits serait obsolète. —–
  • Le patron ne l’envisagerait jamais. —–
  • C’est contraire à la politique de l’entreprise. —–

Examinez attentivement toutes les déclarations que vous avez vérifiées. Cela peut indiquer que la direction est inflexible et peu réceptive aux suggestions des employés. Une direction incapable de réagir immédiatement aux changements du marché est le signe d’une entreprise inflexible et instable. Dans un environnement commercial en évolution rapide, une telle gestion peut signifier l’échec de votre entreprise. Si vous n’avez pas élaboré une telle liste de contrôle, faites-le. Elle vous aidera à déterminer si et où des ajustements sont nécessaires au niveau de votre personnel de gestion.

Équilibrer les horaires professionnel et personnel : gérer le stress

Sans organisation et sans bonne gestion, les horaires comprimés associés aux entreprises modernes peuvent causer du stress et imposer des exigences extraordinaires aux personnes. Une structure de gestion efficace peut réduire le stress et canaliser la capacité de production des employés vers la croissance et les bénéfices de l’entreprise.

Définition des tâches et responsabilités

Une organisation est caractérisée par la nature et la détermination des tâches et des responsabilités des employés. Bien que de nombreuses organisations utilisent différentes méthodes pour les déterminer, il est essentiel qu’elles soient clairement définies.

Le cœur de toute organisation est son personnel et ses fonctions. Les tâches et les responsabilités évoluent souvent de manière ad hoc. Une entreprise typique commence avec quelques personnes, souvent une seule qui remplit toutes les fonctions. Au fur et à mesure que l’entreprise se développe, d’autres personnes sont engagées pour remplir des rôles spécifiques, souvent sur une base fonctionnelle. Les rôles qui étaient assumés par des consultants et des spécialistes extérieurs à l’entreprise sont désormais traités en interne. Au fur et à mesure que de nouveaux besoins apparaissent, de nouveaux rôles sont créés.

Aide à la gestion d’entreprise

Tout comme une entreprise émergente développe un système de comptabilité, elle doit également développer un système de ressources humaines. Par exemple, les informations suivantes sur les employés doivent être disponibles et leur exactitude doit être vérifiée au moins une fois par an.

  • Nom
  • Adresse
  • Nationalité (statut d’immigration)
  • État civil et personnes à charge
  • Date d’embauche
  • Historique des emplois dans l’entreprise :
  • Titre et code
  • Performance
  • Lieu
  • Taux de salaire et historique
  • Enseignement, y compris les diplômes
  • Formation spécialisée
  • Transcriptions, le cas échéant
  • Expérience professionnelle préalable à l’emploi :
  • Responsabilités et niveaux clés
  • Licences ou certificats professionnels
  • Publications professionnelles et conférences
  • Expérience de l’enseignement
  • Les capacités linguistiques :
  • Lecture :
  • Rédaction
  • Prise de parole
  • Preuve de leadership :
  • Société
  • Civic
  • Autres
  • Préférences et limites en matière de réinstallation
  • Expérience et préférences en matière de voyage
  • Objectifs de carrière

Examinez périodiquement vos dossiers personnels pour vous assurer que les informations sont correctes et actuelles. Mettez en place un système qui fera de la mise à jour des dossiers du personnel un processus de routine assez simple mais confidentiel.

Comment réussir en affaires : construire votre équipe

Le sommet d’une organisation efficace réside dans le développement de l’équipe commerciale. Une telle équipe implique une délégation d’autorité et une augmentation de la productivité. Évaluez l’efficacité de votre équipe commerciale à l’aide de la liste de contrôle suivante :

  • Le chef de l’équipe est respecté par les membres. —–
  • Les compétences de tous les membres de l’équipe sont respectées. —–
  • L’esprit d’équipe se manifeste à travers les activités. —–
  • Les membres individuels compensent les faiblesses des uns et des autres. —–
  • Les blagues ne sont pas désobligeantes. —–
  • Il s’en dégage un véritable sentiment de faire partie des meilleurs. —–
  • L’espace de travail est délimité par lui-même et reflète un esprit. —–
  • Les erreurs entraînent des mesures correctives et non des représailles. —–
  • Chaque membre comprend l’importance de sa contribution. —–
  • L’équipe peut explorer de nouveaux domaines d’activité. —–
  • La sécurité de l’emploi est évidente. —–

Maîtriser les conflits

Une autre clé de la réussite de la gestion réside dans la maîtrise des conflits. Les conflits ne peuvent être éliminés ni de l’entreprise ni des activités interpersonnelles de l’entreprise. Le succès de l’entreprise se mesure au degré d’exposition au conflit et à la canalisation des énergies qui y sont associées pour développer l’entreprise. Bien que l’établissement de politiques et de procédures représente l’aspect tangible de l’organisation et de la gestion, les mécanismes permettant de tolérer et d’incarner les contestations de l’opération établie constituent la véritable essence d’une entreprise qui survivra et prospérera.

Questions structurelles : l’organisation

L’efficacité d’une forme d’organisation particulière dépend de divers événements internes et externes, par exemple :

  • Concurrents (nombre ou activité)
  • Technologie (interne ou externe)
  • Environnement réglementaire
  • Caractéristiques des clients
  • Caractéristiques du fournisseur
  • Environnement économique
  • Employés clés
  • Croissance

Stratégie (y compris les nouveaux produits et marchés)

Même si vous découvrez que certains événements affectent votre entreprise, veillez à ne pas modifier la structure organisationnelle de votre entreprise sans en discuter avec votre équipe de direction. Les employés peuvent généralement atteindre leurs objectifs malgré les structures organisationnelles imposées par la direction. Parce que la restructuration implique de passer beaucoup de temps à apprendre de nouvelles règles, la mise en place d’une nouvelle structure organisationnelle est coûteuse.

Que fait un chef d’entreprise ?

L’essence d’une organisation réussie peut être plus simplement résumée que mise en œuvre. La liste de contrôle suivante peut vous aider à déterminer les mesures à prendre pour que votre structure de gestion soit adéquate. Vérifiez les entrées qui s’appliquent à votre entreprise et découvrez également les mesures que votre entreprise doit prendre pour améliorer sa structure de gestion.

  • Les principaux marchés et clients sont compris. —–
  • La technologie est maîtrisée. —–
  • Les objectifs clés sont articulés et partagés. —–
  • Les principales fonctions sont identifiées et dotées en personnel. —–
  • Une hiérarchie des relations est établie. —–
  • Une équipe commerciale est en place et fonctionne. —–
  • Les résultats mesurables sont bien supérieurs aux normes de l’industrie. —–
  • Les employés sont la meilleure source de nouvelles embauches. —–

Questions de politique et de procédure dans la gestion d’une entreprise

L’élément central de la gestion organisationnelle est l’autorité. Grâce à l’autorité, votre entreprise développe la structure nécessaire pour atteindre ses objectifs.

A. L. Stinchcombe a résumé succinctement le rôle de l’autorité lorsqu’il a déclaré que tout système administratif qui décide de l’utilisation des ressources est également un système d’autorité qui dirige les activités des personnes.

L’autorité qui était autrefois conférée par le fait de posséder une petite entreprise ou d’occuper un poste dans la bureaucratie d’une plus grande entreprise a été remplacée par la compétence technique (y compris celle de créer et de gérer l’entreprise). Des forces extérieures à votre entreprise peuvent mettre l’accent sur les éléments de l’autorité accordée par rapport à l’autorité acquise. Autrefois, le propriétaire-gérant contrôlait l’ensemble de l’entreprise, mais les syndicats des clients fournisseurs et le gouvernement ont sérieusement limité la capacité du propriétaire-gérant de l’entreprise à prendre des mesures indépendantes.

L’un des principaux éléments de l’autorité est l’exercice du contrôle au sein de l’organisation. Un système de contrôle approfondi assure le fonctionnement de l’entreprise et fournit un mécanisme permettant d’imposer l’autorité. Les contrôles internes comprennent la disposition selon laquelle l’autorité doit être déléguée et circonscrite ; des exemples de ces dispositions suivent. Placez un contrôle par les dispositions qui s’appliquent à votre entreprise. Envisagez de mettre en place des contrôles sur les domaines que vous n’avez pas vérifiés.

  • Approbation des décaissements de trésorerie et de la comptabilité régulière. —–
  • Rapprochement des relevés bancaires. —–
  • Comptage et rapprochement périodiques des registres d’inventaire. —–
  • Approbation des politiques de prix et des exemptions. —–
  • Approbation des politiques de crédit et des exemptions. —–
  • Examen des comptes de dépenses et de commissions. —–
  • Approbation des politiques d’achat et de réception. —–
  • Examen des paiements aux vendeurs et aux employés. —–
  • Approbation des autorités de signature pour les paiements. —–
  • Révision des politiques. —–

La délégation est une clé pour l’exercice efficace de l’autorité dans votre entreprise. En déléguant des pouvoirs limités pour accomplir des tâches spécifiques, les talents des employés de l’organisation peuvent être utilisés pour améliorer les compétences et l’expérience du responsable. La liste de contrôle suivante vous permet de déterminer si vous profitez des possibilités de délégation de pouvoirs.

  • Votre temps est-il consacré aux tâches quotidiennes ? —–
  • Avez-vous le temps de faire ce qui suit :
  • – La formation et le développement des subordonnés ? —–
  • – Planification ? —–
  • – Coordonner et contrôler le travail des subordonnés ? —–
  • – Vous rendez régulièrement visite à vos clients et à vos subordonnés ? —–
  • – Rester impliqué dans le développement de nouveaux produits ? —–
  • – Vous visitez régulièrement les succursales ? —–
  • – Vous assistez à des réunions d’affaires en dehors de votre entreprise ? —–
  • – Participer aux affaires civiques ? —–
  • Aucun membre de votre personnel n’est aussi bon que vous ? —–

Pour déléguer efficacement la responsabilité et l’autorité au sein de votre organisation, vous devez :

  • Accepter le pouvoir de délégation.
  • Connaître les capacités de vos subordonnés.
  • Veiller à ce qu’une formation spécifique soit disponible.
  • Choisir les responsabilités spécifiques à déléguer.
  • Définir clairement l’étendue et les limites de la délégation.
  • Faites correspondre chacun d’eux avec les pouvoirs nécessaires.
  • Assurer un suivi et un intérêt périodiques.
  • Limitez l’impulsion d’insister sur la manière de faire quelque chose.
  • N’oubliez pas qu’il existe de nombreuses façons d’atteindre un objectif spécifique.
  • Évaluez les résultats et fournissez un retour d’information approprié.
  • Félicitez et critiquez.

Les compétences et les capacités de chaque niveau d’autorité peuvent être accrues en déléguant efficacement l’autorité dans toute organisation.

Rapports d’exploitation

Les rapports d’exploitation constituent la base organisationnelle de votre entreprise. Ces rapports reflètent la structure et la fonction de l’organisation. Ils définissent les relations clés entre les employés et peuvent soit minimiser soit augmenter le stress organisationnel.

Pour de nombreuses entreprises, les rapports suivants constituent la base de l’analyse des domaines spécifiques d’une entreprise (la fréquence de chaque rapport dépend de la nature, de la taille et de l’organisation de votre entreprise). Vérifiez les rapports que votre entreprise produit actuellement.

Envisagez de créer des systèmes de rapports là où ils font défaut.

  • Rapports sur les affaires (quotidiens, hebdomadaires, mensuels) —–
  • Nouvelles commandes et arriérés (hebdomadaire, mensuel) —–
  • Expéditions/ventes (hebdomadaires, mensuelles) —–
  • Emploi (mensuel) —–
  • Inventaire des ruptures de stock (hebdomadaire, mensuel) —–
  • Qualité des produits (hebdomadaire, mensuelle) —–
  • Comptes de vieillissement des créances (mensuel) —–
  • Comptes hebdomadaires en souffrance —–
  • Retours et indemnités (mensuel) —–
  • Production (hebdomadaire, mensuelle) —–

Les rapports doivent être tenus à jour afin de permettre l’identification et la correction des problèmes en temps utile avant que l’organisation ne subisse de graves dommages.

Trop de rapports et des rapports inappropriés peuvent être aussi destructeurs que trop peu de rapports. Par exemple, le PDG d’une grande entreprise industrielle qui reçoit des rapports quotidiens sur la production et les stocks par modèle peut perdre sa capacité à maintenir une perspective globale. Les directeurs d’exploitation doivent donc tenter d’identifier et de résoudre les problèmes locaux et de tirer parti des opportunités locales au sein de leur propre autorité. Des rapports inappropriés compromettent la capacité de la direction à tirer parti des compétences et des capacités individuelles.

Les rapports d’exploitation ne fournissent pas seulement des données essentielles qui permettent à la direction d’atteindre ses objectifs, ils attirent également l’attention du personnel sur les buts de l’organisation. Si le reporting n’est pas pris au sérieux, les employés peuvent traiter avec les clients, les fournisseurs et entre eux de manière tout aussi triviale.

Pour éviter les rapports inappropriés, il convient de revoir les politiques de reporting chaque année afin de s’assurer que les rapports sont appropriés et contiennent les informations nécessaires pour prendre des décisions de gestion judicieuses.

Conclusion

Une gestion réussie repose sur la maîtrise d’une myriade de détails. Alors que les écoles de gestion enseignent l’importance de concentrer l’attention sur les questions majeures qui affectent l’entreprise, les responsables pratiques réalisent que les questions majeures sont la variété des petits aspects qui forment l’entreprise. Dans une société de plus en plus structurée, l’inattention à un seul petit détail peut entraîner une perturbation importante de l’entreprise, voire son échec.

Liste de contrôle pour une organisation efficace

La liste de contrôle suivante vous aidera à identifier et à déterminer l’efficacité de la gestion et de la structure organisationnelle de l’entreprise. Si vous répondez oui à la plupart des questions suivantes, vous gérez efficacement votre entreprise. Une réponse négative indique que vous devez vous concentrer sur cette question de gestion.

  • Les responsabilités sont-elles claires et assorties d’une autorité ? —–
  • La structure de votre entreprise est-elle claire mais flexible ? —–
  • Les communications sont-elles axées sur la recherche de solutions plutôt que sur l’attribution de blâmes ? —–
  • Les gens disposent-ils des informations et des ressources nécessaires pour faire un excellent travail ? —–
  • Vos employés et vous-même vous souciez de l’entreprise ? —–
  • Le personnel arrive-t-il tôt et reste-t-il tard de sa propre initiative ? —–
  • Les mécanismes de résolution des conflits fonctionnent-ils ? —–
  • Le désordre est-il minimisé et canalisé ? —–
  • Les gens peuvent-ils plaisanter entre eux et avec vous ? —–
  • Un plan d’entreprise précise-t-il la vision de l’entreprise ? —–
  • Les employés s’impliquent-ils sans être sollicités en cas de crise ? —–
  • Les clients et les fournisseurs préfèrent-ils faire des affaires avec vous ? —–